Dlaczego? Zwykle wynika to z konieczności wprowadzenia oszczędności w danej aptece. Jak jednak osiągnąć stan, w którym receptura apteczna, oprócz samego wymogu obecności stanie się rentowna?

Dobry plan to podstawa

Receptura apteczna to z pewnością dział generujący niemałe koszty w każdej aptece. Już samo przygotowanie pomieszczeń i ich wyposażenie stanowią czasami dość spory wydatek. Niemniej jednak już na etapie planowania możemy sprawić, że koszty prowadzenia receptury zostaną mocno ograniczone. Podstawy cel stanowi właściwe przygotowanie pomieszczeń związanych z wykonywaniem leków recepturowych tak, aby maksymalnie ograniczyć miejsce i czas potrzebny do ich przygotowywania.

Chodzi tu m.in. o przemyślane umeblowanie izby recepturowej – im bardziej logiczne rozmieszczenie niezbędnych do tej działalności narzędzi, utensyliów i samych surowców – tym bardziej efektywna będzie późniejsza praca. Poza tym odpowiednie przygotowanie receptury zaoszczędzi ewentualnych korekt wymuszonych wizytą Inspekcji Farmaceutycznej. Warto zatem zorientować się, jakie wymagania wobec receptury stawia dana delegatura WIF.

Osobny artykuł: Niezbędne wyposażenie receptury aptecznej

Rekonesans otoczenia apteki ma ogromne znaczenie

Apteki nierzadko umiejscowione są w pobliżu konkretnych przychodni czy też gabinetów lekarskich. Rekonesans wśród miejscowych lekarzy pozwala zawczasu rozeznać się, jakiego typu leki recepturowe będą odgrywały główną rolę w późniejszej pracy naszej apteki. A co za tym idzie – na jakie substancje recepturowe będzie zwiększone zapotrzebowanie.

Wszak w pobliżu przychodni dermatologicznej niezbędne będzie zatowarowanie apteki w szeroką gamę podłoży maściowych, a także w hydrokortyzon czy też tlenek cynku. Niejednokrotnie więc wcześniejsza rozmowa z pobliskimi lekarzami pozwala wstępnie określić, jak szeroka może być gama leków recepturowych, z jakimi będziemy mieć do czynienia.

Zapasy, zapasy i jeszcze raz zapasy?

Znaczna część aptek działa jeszcze na zasadzie „kupić – kiedyś się sprzeda”. Zasada ta niestety odbiega znacząco od obecnych realiów rynku aptecznego. Dotyczy to zarówno leków gotowych, jak i surowców farmaceutycznych, wykorzystywanych w recepturze aptecznej. Niewykorzystywane zapasy substancji recepturowych to tak naprawdę pieniądze zamrożone na aptecznej półce w izbie recepturowej.

Właściwe zarządzanie zakupami i analizowanie dotychczasowej historii recept lekarskich pozwala właściwe zarządzać zasobami aptecznymi i odpowiednio planować zakupy substancji do receptury. Wszak dostawę nowej partii surowca można mieć w aptece już w przeciągu jednego dnia.

Duże opakowanie = tańsze opakowanie. Ale czy zawsze?

Faktem jest, że zbiorcze (większe) opakowania surowców do receptury wychodzą w ogólnym rozrachunku korzystniej dla apteki. Warto zatem w nie inwestować w sytuacji, kiedy nasza apteka wykonuje znaczną liczbę podobnych pod względem składu leków recepturowych.

W przeciwnym razie należy kierować się zasadą dopasowywania wielkości opakowań do aktualnych potrzeb. Jeśli tego nie zrobimy, to pieniądze zaoszczędzone na zakupie większego opakowania będziemy musieli spożytkować na utylizację substancji, która się przeterminowała, bo nie zdążyliśmy jej wykorzystać.

Optymalizacja polityki cenowej

Prawda jest taka, że cena leku recepturowego jest dla pacjenta zawsze stała, czyli zryczałtowana. Aby więc zaoszczędzić na wydatkach na substancje, warto korzystać z rabatów, udzielanych przez producentów. Konieczne jest zatem śledzenie potencjalnych promocji i ofert, a także utrzymywanie stałego kontaktu z przedstawicielami firmy, zaopatrującej naszą aptekę w substancje do receptury.

Warto do tego porównywać oferty różnych producentów – pozwoli nam to na wybranie najkorzystniejszej propozycji dla naszej placówki. Szczególnie, że od 1 listopada 2019 r. obowiązują wyższe stawki podatku VAT na surowce do receptury.

Sprawdź także: Ilość leku za opłatę ryczałtową

Optymalna polityka personalna

Koszty sporządzenia leku recepturowego to nie tylko koszty substancji, ale też wynagrodzenie pracowników wykonujących te preparaty. Planując zatem pracę apteki, należy maksymalnie wykorzystać potencjał swojego personelu w ramach ich czasu pracy. Warto przy tym uwzględnić tzw. utracone koszty sprzedaży. Chodzi o to, aby tak układać pracę, żeby do niezbędnego minimum ograniczyć czas spędzony przez personel w recepturze.

Zmniejsza to wymiernie utracone koszty sprzedaży, czyli czas, w którym farmaceuta obsługiwać mógłby za pierwszym stołem. W kontekście odpowiedniego planowania czasu pracy warto zatem do wykonywania leków recepturowych oddelegowywać dodatkową osobę, która w tym samym czasie nie będzie musiała doglądać izby ekspedycyjnej – i na odwrót.

Zobacz także: #06 Jak zoptymalizować koszty receptury aptecznej? cz. 1 – podcast

Optymalizacja grafiku sporządzania leków recepturowych

Planując pracę przy recepturze należy też uwzględnić ewentualne oszczędności na samych surowcach i utensyliach. Zgodnie z prawem apteka ma 48 godzin na wykonanie leku recepturowego. Co prawda im szybciej go wykonamy – tym lepiej będziemy wyglądać w oczach naszych pacjentów. Niemniej jednak ustawianie podobnych leków na ten sam dzień sprawia, że jesteśmy w stanie maksymalnie wykorzystać nasz potencjał w wąskim przedziale czasowym i niskim nakładem kosztów i pracy.

Przykładem niech będzie chociażby wykonywanie kilku preparatów kropli ocznych z użyciem jednego sączka. Albo też bardziej powszechny przykład – minimalizacja strat wody oczyszczonej, która po otwarciu musi być wykorzystana w przeciągu 16 godzin. To wszystko pozwoli nam efektywnie zarządzać kosztami prowadzenia receptury.

Osobny artykuł: #07 Jak zoptymalizować koszty receptury aptecznej? cz. 2 – podcast

O tym zwykle się nie pamięta…

Wykonywanie leków recepturowych to poniekąd sztuka, która wraz z doświadczeniem nabiera wyższych wartości. Aby jednak móc się doszkalać, potrzebna jest też fachowa literatura, której obecność w aptece jest nieodzowna. I tutaj znaleźć można pewne oszczędności, które pozwolą nam zwiększyć rentowność naszej receptury.

W tym kontekście doskonale sprawdzić może się prenumerata konkretnych pozycji z dziedziny farmacji. Prenumerata wiąże się zwykle z niższą ceną pojedynczych egzemplarzy popularnych czasopism. A ostatnio coraz bardziej popularna staje się e-prenumerata, która z reguły jest jeszcze tańsza niż standardowe czasopisma drukowane.

Kilka aptek to więcej możliwości

Powszechne dziś sieci czy nawet mini sieci to kolejne źródło potencjalnych oszczędności. Często zdarza się nam nie mieć aktualnie na stanie potrzebnych substancji do wykonania danego leku recepturowego. Tu z pomocą przyjść może nam inna apteka naszej sieci, która akurat taką substancję posiada. Warto zatem wykorzystywać narzędzia, jakie daje nam prawo i dokonywać dozwolonych nim przesunięć międzymagazynowych. Są one o tyle dobrym rozwiązaniem, że pozwalają nam zaoszczędzić pieniądze na zakup nowego surowca, kiedy to został on już raz zakupiony przez jedną z aptek w sieci.

Rozwiązanie z przesunięciami międzymagazynowymi wydaje się być dodatkowo korzystne z tego względu, iż zgodnie z aktualnymi wymogami nie można przesyłać recept na leki robione do innej apteki. Można jednak przesyłać między tymi samymi podmiotami substancje recepturowe. I warto z tego korzystać, aby optymalizować koszty prowadzenia receptury aptecznej.

Jak zatem widać, przy racjonalnym planowaniu pracy można efektywnie wpływać na optymalizację kosztów, związanych z prowadzeniem aptecznej receptury. Wymaga to często poświęcenia czasu na odpowiednie zaplanowanie pewnych czynności. Niemniej jednak z czasem możemy to odczuć w postaci zwiększonego zysku z prowadzonej działalności. Dzięki temu będziemy w stanie chociażby rozbudowywać naszą recepturę, z korzyścią dla naszych pacjentów, jak i dla nas samych